Cum sa castigi o ora in fiecare zi - Ciprian Teleman

Februarie 2008

 

Important nu e sa faci totul bine, ci sa faci bine lucrurile importante. Dar care sunt lucrurile cu adevarat importante pentru mine? Cum pot acorda acestor lucruri prioritatea cuvenita? Raspunzand acestor intrebari, Time Manager, sistemul pe care TMI l-a dezvoltat in ultimii 30 de ani, si-a dovedit eficacitatea pentru milioane de utilizatori. Dar, ca si la cura de slabire, totul e sa vrei suficient de mult.

1. Clarifica prioritatile

Este esential ca, inainte de orice altceva, sa stii precis care sunt lucrurile pentru care esti platit si sa te concentrezi, aproape exclusiv, pe acelea. Noi spunem ca optimul pentru o persoana este un numar de 8 - 10 categorii de sarcini, in denumirea TMI Arii Cheie, care sa reprezinte o structurare clara si corecta a ceea ce are de facut fiecare. Obiectivul este sa poti spune precis despre orice sarcina daca este sau nu in responsabilitatea ta directa.

2. Elimina tot ce nu e important

Multi au un to-do list, dar putini au un not-to-do list: navigare pe internet la nesfarsit, discutii pe cat de interesante pe atat de neimportante cu colegii, e-mailuri nenecesare, pauze interminabile, ajutor de ultim moment pentru toti colegii care nu isi respecta termenele si multe alte lucruri pe care stii tu ca le faci si stii ca nu ajuta cu nimic la productivitatea ta.
Toate aceste lucruri iti iau nu din timpul pentru sarcinile obligatorii (de care tot nu scapi, chiar daca te bucuri pe moment ca le-ai amanat) ci din timpul pe care altfel l-ai petrece cu familia, prietenii sau cu vreun hobby.

3. Incepe ziua cu o sarcina mare si importanta

Cei mai multi incep ziua cu o cafea, cu niste e-mailuri, cu o discutie cu colegii, cu un ziar sau cu alte lucruri marunte. Motivul invocat deseori este "incalzirea" de dimineata. De fapt este "risipa" de dimineata, cand cei mai multi dintre noi avem o masura mare de energie. Micul paradox este ca daca demaram cu o sarcina importanta si ii alocam, de exemplu, 30 de minute pline, avem apoi si mai multa energie.

4. Concentreaza-te

Aloca-ti in timpul unei zile cel putin o sesiune de 40 de minute in care sa te concetrezi, sa lucrezi la ceva important si sa fii cat mai putin intrerupt. Chiar daca te inchizi in birou, inchizi Outlook-ul, inchizi mobilul si scoti din priza telefonul fix, sa stii ca firma nu da faliment. Tu in schimb poti iesi de-acolo cu o gramada de sarcini rezolvate. Dupa aceea iti poti permite o pauza in care sa-ti deranjezi colegii cu ultimele tale glume.

5. Pastreaza biroul curat

Vei gasi mai repede ceea ce cauti si iti va fi mai usor sa lucrezi intr-un cadru aerisit. Investeste cateva minute la sfarsitul fiecarei zile pentru a goli inbox-ul de mesaje, pentru a aranja toate hartiile la locul lor ("locul lor" nu inseamna cativa cm mai in dreapta, paralel cu marginea biroului. "Locul lor" inseamna biblioraft, coleg sau cos de gunoi). Lasa totul ca si cum a doua zi ar veni sa lucreze la biroul tau o persoana pe care o respecti si pentru care merita sa arate totul excelent.

6. Participa si contribuie la sedinte eficace

Cele mai bune sedinte dureaza maxim 45 de minute. Dupa acest timp nivelul de atentie la sedinta scade vertiginos, chiar pana la 0, in favoarea telefonului, sms-urilor, gandurilor care sunt deja la alte probleme sau pur si simplu a oboselii. Daca sedinta trebuie sa dureze mai mult, recomandam cu caldura o pauza de 10-15 minute.
Daca sunt mai multe puncte, recomandarea TMI este ca subiectul cel mai important sa fie primul. Ce vedem destul de des, din pacate, este ca punctele mici, de "incalzire", devin mari si ocupa aproape tot timpul iar cele importante sunt tratate superficial sau cand nimeni nu mai are energie pentru ele.

Ciprian Teleman
Articol publicat pe www.business-edu.ro - Februarie 2008